¿Cómo afecta tener un coche de empresa en la nómina?

No todos los coches de empresa tienen por qué ser coches en nómina. Existen diferentes formas de declarar el uso de un vehículo como herramienta de trabajo, y determinados derechos y obligaciones derivadas de la modalidad escogida.

La aparición del renting como alternativa de movilidad en un negocio genera ciertas dudas entre empresarios y empleados. Sin embargo, a efectos tributarios no es tan distinto a lo que sucede cuando se trata de un coche de empresa en propiedad.

¿Cuándo debe aparecer en nómina un coche de empresa?

Algunas empresas necesitan disponer de un vehículo o de una flota de vehículos para desarrollar su actividad. Normalmente esta necesidad se resuelve de dos formas: mediante la compra del vehículo o a través del renting, una fórmula de alquiler con costes reducidos.

En cualquiera de los dos casos, la empresa puede hacer uso de ese vehículo de dos maneras:

Reservando su uso exclusivo a la actividad empresarial. Es decir, el coche se utiliza durante el horario laboral y para cuestiones estrictamente relacionadas con el trabajo.

Como vehículo de empresa y como vehículo de uso privativo para el empleado, que podrá utilizarlo personalmente fuera del horario laboral.

Es en este segundo caso cuando el coche pasa a ser un coche de empresa en nómina.

Coche de empresa como retribución en especie

Cuando se le ofrece al trabajador la posibilidad de utilizar un vehículo de empresa con uso privativo, se considera una retribución en especie. Conforme a lo que se establece en la Ley sobre IRPF, se trata de una contraprestación o utilidad que surge de la relación laboral, por lo que debe imputarse también como rendimiento íntegro del trabajo en la categoría correspondiente de la nómina.

El renting de vehículos entra también en esta categoría. En cualquier caso, se trata de retribuciones en especie contempladas y limitadas por el Estatuto de los Trabajadores: nunca podrá ser superior al 30 % de las percepciones salariales del trabajador ni suponer una minoración en la cuantía íntegra del SMI.

¿Qué implica un vehículo de empresa en la nómina?

El uso mixto o exclusivo del vehículo de empresa no solo determina su inclusión o no en la nómina del trabajador. También sirve para establecer cuáles son los costes que asume la empresa y cuáles los que asume el empleado que se beneficia de su uso privativo.

A tenor de las diferentes modalidades del uso del vehículo de empresa se pueden diferenciar tres escenarios:

Si el vehículo es de uso exclusivo en el trabajo, la empresa asume todos los costes. No repercute en la nómina del trabajador.

Si el vehículo es de uso mixto y privativo al 100 %, los costes para la empresa ascienden al 80 % del valor del vehículo y el trabajador es responsable del restante 20 %.

Cuando la atribución de los cargos del vehículo es compartida porque se usa al 50 % para el trabajo y al 50 % para uso privado, la empresa asume los costes del 80 % sobre el valor del vehículo y el 50 % de la parte restante. El trabajador sería responsable solo del 50 % del 20 % sobre el valor del vehículo.

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