Cómo crear un presupuesto de gestión de flotas

La eficiencia y la rentabilidad de la flota de vehículos de una empresa depende en gran medida de una buena planificación. Hacer un presupuesto ajustado a las necesidades reales y potenciales del negocio es parte fundamental en la gestión de flotas de transporte.

Aspectos básicos para calcular el presupuesto en la gestión de flotas

Dentro de las diferentes actividades que engloba la gestión de flotas, el desarrollo de un presupuesto resulta clave en la optimización del servicio. Desde el punto de vista financiero, estos son los aspectos que se deben tener en cuenta para crear un presupuesto eficiente:

Necesidades de la empresa: el primer paso para calcular el presupuesto es realizar una evaluación de qué necesita el negocio para operar de forma adecuada. En esta evaluación se tendrán en cuenta aspectos como el tamaño de la flota, especificaciones técnicas de los vehículos (consumo, carga, emisiones…) y las tareas que realizará cada vehículo.
Formación de la flota: es el momento de desglosar todos los costes derivados de la creación de la flota. En este punto la empresa tendrá que decidir entre adquirir los vehículos (compra directa) o elegir soluciones alternativas como el renting de flotas (flexible o a largo plazo). Para calcular el presupuesto con precisión se deben contemplar otros costes adicionales como los impuestos, que, en el caso del renting de flotas, ya están incluidos en el precio.
Costes operacionales y mantenimiento: es una de las partidas más importantes en la gestión de flotas de transporte, y no siempre resulta sencillo calcularla. Con un renting de vehículos industriales o para empleados, hacer un presupuesto es menos complejo: el mantenimiento rutinario del vehículo, el reemplazo de neumáticos o los cambios de aceite ya están incluidos en el servicio. De este modo, el cálculo de costes operacionales está más limitado a los gastos en combustible.
Costes administrativos y de gestión: en este apartado se deben tener en consideración variables como la inversión en un software de gestión de flotas, el registro y seguimiento documental, la contratación y capacitación del personal de la flota y otros gastos eventuales.
Control de costes a largo plazo: la gestión de flotas de transporte no solo debe limitarse al momento actual. En el desarrollo de un presupuesto también se deben contemplar otros aspectos como la proyección de crecimiento de la empresa o la depreciación de los vehículos con el paso del tiempo. Alternativas de alquiler como el renting flexible permiten aumentar o reducir la flota de vehículos para adaptarla a las necesidades de cada etapa y garantizar su rentabilidad.